Archivierung
Profitieren Sie von einer vertraulichen und sicheren Akteneinlagerung – individuell und zuverlässig.
Einlagerung und Verwaltung Ihrer Archivalien
In unseren Depots in Köln, Berlin und München lagern wir verschiedene Dokumentarten sicher ein und stellen sie bei Bedarf in kürzester Zeit bereit.
Unsere Archivdepots sind nach VdS gegen unbefugten Zutritt, Einbruch, Feuer und Wasserschäden gesichert.
Wir garantieren Ihnen höchste Diskretion bei der Einlagerung Ihrer Archivalien sowie eine professionelle Verwaltung Ihrer Akten, Pläne oder medizinischen Unterlagen – stets in Übereinstimmung mit den geltenden Bundes- und Landesgesetzen.
Wir bieten Ihnen:
- Schutz vor unbefugtem Dokumentzugriff durch Zugriffsberechtigung und Zutrittskontrolle
- Dokumentenbereitstellung nach Validierung der Berechtigung in nur 15 Minuten
- Protokollierung aller Aktenbestellungen und Aktenrücknahmen
- Einsparung von Verwaltungskosten bis zu 70 Prozent
Wir sind zertifiziert
Unsere Leistungen
Vor der Projektdurchführung beraten wir Sie umfassend und erstellen eine detaillierte Kosten-Nutzen-Analyse der benötigten Services. Dazu ermitteln unsere Archivdepot-Manager den Status quo direkt vor Ort, verschaffen sich einen Überblick über die einzulagernden Dokumente, deren Zustand und den Umfang des Projekts. Zudem können bereits im Vorfeld die gewünschten Prozessabläufe gemeinsam mit Ihnen abgestimmt werden.
Akteneinlagerung
Nach der Indexierung werden alle Dokumente in Archivkartonagen verpackt und mittels Barcodesystem erfasst, sodass sie jederzeit eindeutig zugeordnet werden können. Standardmäßig lagern wir Aktenordner, aber auch Hängemappen, Schnellhefter, Bücher, Datenträger und Zeichnungen sind möglich. Eine spätere Einsortierung von Unterlagen bleibt jederzeit flexibel.
Aktenverwaltung
Alle eingelagerten Dokumente werden mit höchster Diskretion behandelt. Strenge Sicherheitskontrollen stellen sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriff erhalten. Über unsere Online-Plattform können Sie Ihre Dokumente digital recherchieren und bei Bedarf anfordern. Die Bereitstellung erfolgt nach Prüfung der Zugriffsrechte entweder als PDF, per Fax oder durch den Versand der Originale per Post oder hasenkamp Kurier. Alle Aktenbewegungen werden lückenlos dokumentiert, und der Empfang wird quittiert. Nach Rückerhalt werden die Dokumente wieder in das System zurückgebucht und sicher eingelagert.
Aktenvernichtung
In Zusammenarbeit mit zertifizierten Partnern bieten wir eine datenschutzkonforme Aktenvernichtung gemäß Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) an. Standardakten unterliegen unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen – die Entscheidung über eine längere Lagerung liegt bei Ihnen. Vor Ablauf einer Frist erhalten Sie eine Mitteilung über anstehende Entsorgungen. Erst nach Ihrer Freigabe erfolgt die fachgerechte Vernichtung.
Weitere Services
Inhouse-Lösungen
Neben der externen Archivierung bieten wir auch Inhouse-Lösungen an. Unsere erfahrenen Mitarbeiter übernehmen die strukturierte Indexierung und übersichtliche Anordnung Ihrer Dokumente – sowohl physisch als auch digital – direkt bei Ihnen vor Ort.
Archivumzüge
Bei Standortwechseln stehen wir Ihnen mit unserer Expertise zur Seite. Egal, ob einzelne Dokumententransporte im Rahmen eines Büroumzugs oder die vollständige Verlagerung eines Archivs – wir garantieren die lückenlose und unversehrte Überführung Ihrer Unterlagen.
Einlagerung sensibler Dokumente
Für besonders empfindliche Dokumente oder historisches Archivgut bieten wir spezielle Archivierungsservices. Bei Bedarf lagern wir Ihre Bestände in klimatisierten Räumen, um sie langfristig vor Schäden und Zerfall zu schützen.
Kontakt
Schnell und unkompliziert zur Anfrage unserer Archivdepots:
